Na prática, a emissão de uma NF-e passa por estas etapas:
O usuário abre a tela de emissão a partir de uma venda, compra, devolução, carga/expedição ou NF-e avulsa.
O sistema carrega os dados da empresa emitente.
O usuário seleciona ou confirma o destinatário.
Os itens entram na nota com quantidade, valor, NCM, CFOP e dados fiscais.
A configuração fiscal, quando selecionada, preenche ou ajusta impostos e informações complementares.
O sistema calcula totais, impostos, frete, desconto, pagamento e duplicatas.
O usuário confere os dados e clica para emitir.
O ERP valida o formulário e envia a NF-e para a SEFAZ.
Se autorizada, a nota recebe chave, protocolo, XML e DANFE.
Se configurado, o sistema gera financeiro, movimenta estoque e permite envio por e-mail ou WhatsApp.
Em resumo: o usuário informa a operação real, o cliente/fornecedor e os itens; o sistema aplica as regras fiscais configuradas para montar a nota.
2. Antes de emitir
Antes de emitir uma NF-e, confira principalmente:
cadastro da empresa emitente, incluindo CNPJ, IE, endereço, regime tributário e certificado digital;
cadastro do destinatário, incluindo CPF/CNPJ, IE ou indicação de isento/não contribuinte, endereço, município e UF;
cadastro dos produtos, incluindo NCM, unidade, origem, GTIN/EAN quando exigido e CEST quando houver substituição tributária;
natureza da operação;
CFOP;
configuração fiscal;
valores de frete, desconto, seguro e outras despesas;
forma de pagamento, conta financeira e parcelas, se o sistema deve gerar financeiro;
depósito, lote ou série, quando a nota também movimenta estoque.
Se algum desses dados estiver incompleto, o sistema pode bloquear a emissão ou a SEFAZ pode rejeitar a nota.