Como cadastrar e importar plano de contas e categorias por planilha

1. Preparação e Ajuste dos Dados Existentes

Antes de cadastrar ou importar a nova estrutura, é preciso organizar as categorias e o plano de contas atuais:

• Lançamentos Vinculados: O sistema não permite excluir categorias que já tenham lançamentos financeiros associados.

• Ajuste em Empresas Ativas: Acesse Relatórios > Lançamentos Financeiros, localize os lançamentos vinculados à categoria desejada e altere-os para uma categoria que será mantida. Em contas de teste sem movimentação definitiva, os lançamentos podem ser excluídos diretamente.

• Ordem de Limpeza: Remova primeiro todas as categorias financeiras para, em seguida, conseguir excluir as contas do plano de contas.

2. Importação do Plano de Contas (Etapa 1)

O Plano de Contas deve ser importado primeiro, pois ele serve de base para o vínculo das categorias financeiras.

1. Acesse o menu Cadastros > Importar dados.

2. Selecione a opção para importar o Plano de Contas e escolha o arquivo.

3. Garanta que a planilha contenha as 4 colunas obrigatórias:

   • Código: Código estrutural da conta (ex.: 1, 1.1, 1.1.1).

   • Conta Pai: Define os subníveis e a hierarquia vinculando à conta superior (ex.: o disponível vincula-se ao ativo circulante).

   • Nome: Descrição da conta.

   • Tipo: Define se a conta é de receita ou despesa.

4. Faça o direcionamento das colunas da planilha com os campos do sistema e selecione a natureza padrão necessária para salvar.

3. Importação das Categorias Financeiras (Etapa 2)

Com o plano de contas devidamente criado no sistema, siga para a importação das categorias:

1. Acesse Cadastros > Importar dados > Importar categorias financeiras.

2. Selecione a planilha de categorias, que deve conter as seguintes 4 colunas:

   • Nome: Nome da categoria financeira.

   • Plano de Contas: Nome do plano de contas ao qual a categoria pertence (deve estar idêntico ao cadastrado no passo anterior).

   • Categoria (Tipo): Classificação entre Receita, Despesa ou Custo.

   • Grupo do DRE: Direcionamento padrão do DRE. Se este campo for deixado em branco, a categoria não será exibida na DRE (útil para contas de balanço, como ativo imobilizado).

3. Relacione as colunas da planilha com o sistema e clique em Salvar.