Quando o fornecedor cancela a nota, ou a operação não acontece, o Sensio tem três ações diferentes. Misturá-las deixa a lista SEFAZ, o pedido e a escrituração desalinhados.
Lixeira na lista para baixar
Caminho: Compras > Importar NFe > Baixar da SEFAZ. Em cada linha há Remover NF-e (ícone de lixeira). Isso só tira a nota da lista de download. Não manifesta, não apaga XML já importado e não recusa nada na SEFAZ.
Pelo download da SEFAZ o sistema não importa NF-e cancelada: o arquivo pode ficar indisponível. Se você importar o XML na mão, o Sensio grava a nota como Autorizada, porque o XML sozinho não informa o cancelamento. A lixeira na lista não corrige uma nota já importada.
Recusa fiscal: Operação não realizada
Use quando a operação foi combinada e não aconteceu (pedido cancelado depois da emissão, mercadoria não entregue). Isso é evento na SEFAZ, com justificativa de no mínimo 15 caracteres.
Ainda não importou: Compras > Importar NFe > Baixar da SEFAZ > Importar abre a manifestação.
Já importou: Compras > Notas Fiscais de Entrada > abrir a NF > Ações > Manifestar NFe > Operação não realizada.
Passo a passo e prazos da SEFAZ: Como manifestar ou recusar uma NF-e?, Como fazer recusa de NFe? e Como recusar uma NF-e importada no sistema?. Se a SEFAZ recusar o evento por prazo, vale a mensagem de retorno (xMotivo), não um prazo fixo inventado neste artigo.
Confirmação da operação impede o fornecedor de cancelar a NF: Fornecedor não consegue cancelar mais a NF-e após manifestação de confirmação. Ciência da operação só diz que você viu a nota; não desfaz compra.
Remover a NF já importada
Caminho: Compras > Notas Fiscais de Entrada > Ações > Remover NFe. No modal:
Manter pedido de compra — o pedido fica; a nota é desvinculada.
Manter lançamentos financeiros
Manter movimentações de estoque
Isso limpa o lançamento no Sensio. Não cancela a NF do fornecedor na SEFAZ. Para reabrir o pedido depois, use Como cancelo ou reabro uma compra já faturada?.
Qual ação usar
Nota cancelada ainda na lista de download: lixeira / Remover NF-e na tela Baixar da SEFAZ.
Avisar a SEFAZ que a operação não ocorreu: Operação não realizada.
Desfazer estoque, financeiro ou vínculo do pedido depois de importar: Remover NFe na nota de entrada.
Já confirmei a operação e o fornecedor quer cancelar: a confirmação bloqueia o cancelamento pelo emitente; lixeira não resolve.
O que este artigo não faz
Não substitui o guia de ciência, confirmação e desconhecimento (já no artigo de manifestação).
Não ensina a cancelar NF-e de saída da sua empresa.
Não é devolução de compra.