As Regras Condicionais permitem automatizar comportamentos dos formulários do sistema: tornar campos obrigatórios, preencher valores automaticamente, ocultar campos, exibir avisos ou bloquear o salvamento — tudo com base em condições que você define, sem precisar de programação.
Este guia traz um catálogo de exemplos prontos para o dia a dia, organizados por área da empresa, com o passo a passo de configuração de cada um.
Toda regra segue a mesma lógica:
SE uma condição for verdadeira, ENTÃO execute ações. SENÃO, execute outras ações (opcional).
Uma regra é composta por:
Documento: em qual cadastro a regra atua — Pedidos, Ordens de Produção, Lançamentos, Itens ou Pessoas. As regras valem tanto na criação quanto na edição desses cadastros.
Executar quando (gatilho):
Campo alterado: a regra é avaliada em tempo real, a cada mudança nos campos do formulário. Ideal para preencher valores automaticamente, mostrar/ocultar campos e tornar campos obrigatórios de forma dinâmica.
Salvar: a regra é avaliada no momento de salvar. Ideal para validações finais que bloqueiam ou alertam.
É possível marcar os dois gatilhos na mesma regra.
Condição: uma ou mais comparações combinadas com Todas (E) ou Qualquer (OU). Também é possível criar grupos de condições para lógicas mais elaboradas, como "(A e B) ou C".
Então faça...: ações executadas quando a condição é verdadeira.
Senão faça...: ações executadas quando a condição é falsa (opcional).
Reverter ações automaticamente: quando ativado, se a condição deixar de ser verdadeira, as ações do "Então" são desfeitas automaticamente (por exemplo, o campo deixa de ser obrigatório). Recomendamos manter ativado na maioria dos casos.
Status: habilitado ou desabilitado. Você pode desativar uma regra sem excluí-la.
Prioridade: as regras são executadas na ordem em que aparecem na listagem. Use as setas ou arraste as linhas para reordenar. Se duas regras mexem no mesmo campo, a que executa por último prevalece.
Operador | Uso típico |
é igual a / é diferente de | comparar com um valor específico |
é maior que / é menor que / é maior ou igual a / é menor ou igual a | valores e datas |
contém / não contém | textos e listas (ex.: Tags) |
está vazio / não está vazio | verificar preenchimento |
está entre | faixas de valores ou datas (mínimo e máximo) |
Na comparação, você pode usar um valor fixo ou copiar de outro campo do mesmo documento — o que permite, por exemplo, comparar duas datas do pedido entre si.
Ação | O que faz |
Mostrar / Ocultar | exibe ou esconde um campo do formulário |
Tornar obrigatório / Tornar opcional | exige (ou não) o preenchimento de um campo |
Definir | preenche um campo automaticamente, com um valor fixo ou copiado de outro campo |
Limpar | apaga o valor de um campo |
Erro | exibe uma mensagem de erro e bloqueia o salvamento |
Avisar | exibe uma mensagem de alerta, mas permite salvar |
Acesse a página da Empresa, clique no botão Ações e escolha Regras condicionais de campos (disponível para o perfil Administrador).
Na listagem de regras, clique em Adicionar.
Preencha as Informações da Regra (nome e descrição). Use nomes claros, como "Bonificação — cenário fiscal automático".
Em Quando Aplicar, escolha o Documento e o gatilho em Executar quando.
Monte a Condição: escolha o campo, o operador e o valor. Adicione outras condições ou grupos se precisar.
Adicione as ações em Então faça... e, se quiser, em Senão faça....
Confira o resumo no Preview da Regra e clique em Salvar Regra.
Nos exemplos abaixo, usamos este formato:
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Tipo é igual a Bonificação/Remessa
Então: Definir Cenário Fiscal = [seu cenário de bonificação]
Grandes redes e indústrias costumam exigir a ordem de compra na nota. Evite retrabalho exigindo o número já no pedido.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Cliente/Fornecedor é igual a [cliente que exige OC] > Então: Tornar obrigatório Código Pedido/OC do Cliente
Dica: com o operador é igual a você pode selecionar mais de um cliente na mesma condição.
Direciona cada vendedor (ou equipe) para a tabela correta, evitando descontos indevidos.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Vendedor é igual a [vendedor da equipe atacado] > Então: Definir Tabela = [tabela Atacado]
Padroniza para onde vai cada tipo de recebimento, sem depender de o usuário lembrar.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Método de pagamento é igual a PIX
Então: Definir Conta para lançamento = [conta que recebe PIX]
Crie uma regra semelhante para cartão, boleto etc., cada uma apontando para a conta correta.
Bonificações não devem gerar comissão para o vendedor.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Tipo é igual a Bonificação/Remessa
Então: Definir Comissão = 0
Garante que vendas relevantes sempre tenham um responsável comercial.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Total Bruto é maior que 10.000
Então: Tornar obrigatório Vendedor
Reverter ações: ativado
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Método de pagamento é igual a Boleto Bancário
Então: Tornar obrigatório Condições de pagamento
Documento: Pedidos · Executar quando: Salvar
Se: Método de pagamento é igual a Dinheiro E Total Bruto é maior que 5.000
Então: Avisar "Venda em espécie acima de R$ 5.000 — confirme o recebimento com o financeiro."
Ajuda o time de expedição e o fluxo de caixa a se programarem.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo é igual a Venda
Então: Tornar obrigatório Previsão Faturamento
Orçamento não precisa de dados de entrega — esconda o que não é usado e reduza o ruído para o vendedor.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Tipo é igual a Orçamento
Então: Ocultar Transportador · Ocultar Previsão de Entrega · Ocultar Valor de Frete
Senão: Mostrar Transportador · Mostrar Previsão de Entrega · Mostrar Valor de Frete
Documento: Pedidos · Executar quando: Salvar
Se: Tipo é igual a Venda Consignada
Então: Avisar "Lembre-se de acompanhar o retorno da consignação."
Se sua equipe usa tags para sinalizar prioridade, transforme a tag em processo.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tags contém Urgente
Então: Tornar obrigatório Previsão de Entrega · Tornar obrigatório Transportador
Compare campos entre si usando a opção Copiar de outro campo no valor da condição.
Documento: Pedidos · Executar quando: Salvar
Se: Previsão de Entrega é menor que Data da venda (valor: copiar do campo Data da venda) > Então: Erro "A previsão de entrega não pode ser anterior à data da venda."
O clássico: sempre que o tipo do pedido for Bonificação/Remessa, o cenário fiscal de bonificação é aplicado automaticamente — sem risco de sair nota com CFOP errado.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Tipo é igual a Bonificação/Remessa
Então: Definir Cenário Fiscal = [seu cenário de bonificação] > Reverter ações: ativado (se o tipo mudar, o cenário é limpo)
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Tipo é igual a Devolução
Então: Definir Cenário Fiscal = [seu cenário de devolução]
Repita o padrão para Transferência, Ordem de Serviço ou qualquer tipo com tratamento fiscal próprio. Uma regra por tipo mantém tudo organizado.
Documento: Pedidos · Executar quando: Salvar
Se: Tipo é igual a Venda E Cenário Fiscal está vazio > Então: Erro "Selecione o cenário fiscal antes de salvar o pedido."
Operações interestaduais costumam ter tributação diferente (ICMS-ST, DIFAL). Um aviso no momento certo evita nota emitida errada.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Estado (grupo Pessoa) é diferente de [UF da sua empresa] > Então: Avisar "Cliente de outro estado — confira o cenário fiscal interestadual."
Se você já tem um cenário fiscal específico para operações interestaduais, use Definir Cenário Fiscal em vez do aviso.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo é igual a Outros
Então: Tornar obrigatório Observações para Entrega (ou um campo personalizado "Motivo")
Útil quando parte da equipe ainda está criando o hábito de preencher o prazo.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Usuário é igual a [usuário X] > Então: Tornar obrigatório Previsão de Entrega
O campo Usuário compara com o usuário que está logado no sistema — a regra só afeta as pessoas selecionadas.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo do Transporte é diferente de 9 - Sem frete
Então: Tornar obrigatório Transportador · Tornar obrigatório Endereço de Entrega
Senão: Tornar opcional Transportador · Tornar opcional Endereço de Entrega
Se o frete é por conta da sua empresa, o valor precisa estar no pedido para não corroer a margem.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo do Transporte é igual a 0 - Contratação de frete por conta do remetente (CIF)
Então: Tornar obrigatório Valor de Frete
Alguma transportadora exige agendamento ou tem regras próprias de coleta? Deixe o sistema lembrar por você.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Transportador é igual a [transportadora] > Então: Tornar obrigatório Observações para Entrega · Avisar "Esta transportadora exige agendamento prévio da coleta."
As regras de Lançamentos atuam na tela de criação e edição de lançamentos financeiros.
Atenção, essas regras somente valem para lançamentos criados manualmente — não afetam lançamentos automáticos de pedidos, NFs ou conciliações bancárias.
Contas recorrentes (energia, aluguel, internet) sempre caem no mesmo centro de custo — automatize.
Documento: Lançamentos · Executar quando: Campo alterado
Se: Pessoa é igual a [fornecedor de energia] > Então: Definir Centro de Custo = [Administrativo]
Enquanto a equipe se acostuma com o rateio por centro de custo, exija o preenchimento de quem lança despesas.
Documento: Lançamentos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Usuário é igual a [usuários do financeiro] > Então: Tornar obrigatório Centro de Custo
Documento: Lançamentos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Método de pagamento é igual a Dinheiro
Então: Tornar obrigatório Observações
Métodos genéricos atrapalham a conciliação. Peça detalhes sempre que forem usados.
Documento: Lançamentos · Executar quando: Campo alterado
Se: Método de pagamento é igual a Outros
Então: Tornar obrigatório Observações · Avisar "Descreva nas observações qual foi a forma de pagamento."
Sem e-mail não há envio de nota, boleto ou régua de cobrança.
Documento: Pessoas · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo de pessoa é igual a Cliente
Então: Tornar obrigatório E-mail
Garante que todo cliente novo já nasça com dono na carteira comercial.
Documento: Pessoas · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo de pessoa é igual a Cliente
Então: Tornar obrigatório Vendedor
Importante para saber com quem falar na empresa.
Documento: Pessoas · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: CNPJ não está vazio E
Então: Tornar obrigatório Contato principal
Documento: Pessoas · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo de pessoa é igual a Cliente
Então: Tornar obrigatório Limite de crédito
Documento: Pessoas · Executar quando: Campo alterado
Se: Tipo de pessoa é igual a Vendedor
Então: Definir Comissão Vendedor (%) = 3
Documento: Pessoas · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo de pessoa é igual a Funcionário
Então: Tornar obrigatório Aniversário
Menos campos na tela = cadastro mais rápido e menos erros.
Documento: Pessoas · Executar quando: Campo alterado
Se: Tipo de pessoa é igual a Fornecedor
Então: Ocultar Tabela Padrão · Ocultar Limite de crédito · Ocultar Vendedor
Senão: Mostrar Tabela Padrão · Mostrar Limite de crédito · Mostrar Vendedor
Uma das validações mais valiosas — compare os dois campos entre si.
Documento: Itens · Executar quando: Salvar
Se: Preço Mínimo é menor que Custo (valor: copiar do campo Custo) > Então: Erro "O preço mínimo não pode ser inferior ao custo do item."
Documento: Itens · Executar quando: Campo alterado
Se: Margem é menor que 20
Então: Avisar "Margem abaixo de 20% — confirme com o gestor comercial."
Sem NCM e origem corretos, a nota fiscal não sai (ou sai errada).
Documento: Itens · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Categoria é igual a [categoria de produtos de revenda] > Então: Tornar obrigatório NCM · Tornar obrigatório Origem
Marketplaces e cálculo de frete dependem dessas informações.
Documento: Itens · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Categoria é igual a [categoria vendida online] > Então: Tornar obrigatório Peso bruto (kg) · Tornar obrigatório Altura (cm) · Tornar obrigatório Largura (cm)
Documento: Itens · Executar quando: Salvar
Se: Origem é diferente de 0 - Nacional
Então: Avisar "Item importado — revise CST ICMS e alíquotas antes de vender."
Documento: Itens · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Estoque Crítico não está vazio > Então: Tornar obrigatório Estoque de segurança
Documento: Ordens de Produção · Executar quando: Salvar
Se: Previsão Final é menor que Previsão Início (valor: copiar do campo Previsão Início) > Então: Erro "A previsão final deve ser posterior à previsão de início."
Documento: Ordens de Produção · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Urgência é maior ou igual a [nível que sua empresa considera urgente] > Então: Tornar obrigatório Observações · Avisar "OP urgente — o PCP será notificado para repriorizar a fila."
Documento: Ordens de Produção · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Previsão Início não está vazio > Então: Tornar obrigatório Previsão Final
Dois campos especiais estão disponíveis em todos os documentos e multiplicam as possibilidades:
Usuário: compara com o usuário logado. Permite regras direcionadas — obrigar campos para novatos, ocultar campos sensíveis de determinados perfis, aplicar valores padrão por pessoa.
Empresa: em ambientes multiempresa, restringe a regra a uma filial específica.
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Usuário é igual a [usuários em treinamento] > Então: Ocultar Comissão · Definir Tabela = [tabela padrão]
Adicione a condição de empresa a qualquer exemplo deste guia:
Se: Tipo é igual a Venda E Empresa é igual a [Filial São Paulo] > Então: ...
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado
Se: Usuário é diferente de [gestores comerciais] > Então: Ocultar Comissão
Senão: Mostrar Comissão
Os campos personalizados criados para Pedidos, Ordens de Produção, Lançamentos, Itens e Pessoas também aparecem nas regras, no grupo Campos Personalizados — tanto nas condições quanto nas ações.
Crie um campo personalizado "Motivo da devolução" em Pedidos e depois:
Documento: Pedidos · Executar quando: Campo alterado e Salvar
Se: Tipo é igual a Devolução
Então: Mostrar Motivo da devolução · Tornar obrigatório Motivo da devolução
Senão: Ocultar Motivo da devolução
Com um campo personalizado "Desconto aprovado por" em Pedidos:
Documento: Pedidos · Executar quando: Salvar
Se: Tabela é igual a [tabela com desconto especial] E Desconto aprovado por está vazio > Então: Erro "Informe quem aprovou o desconto especial."
Com um campo personalizado "Segmento" (ex.: Varejo, Indústria, Governo) em Pessoas:
Documento: Pessoas · Executar quando: Campo alterado
Se: Segmento é igual a Governo
Então: Tornar obrigatório Inscrição Estadual · Tornar obrigatório E-mail · Avisar "Cliente de licitação — anexe a documentação exigida."
Comece pelas dores reais: pedidos que voltam do faturamento, notas emitidas com cenário errado, cadastros incompletos. Cada retrabalho recorrente é uma candidata a regra.
Uma regra, um objetivo: prefira várias regras pequenas e bem nomeadas a uma regra gigante. Fica mais fácil ativar, desativar e entender o comportamento.
Use Avisar antes de Erro: ao implantar uma validação nova, comece com um aviso por algumas semanas e só depois converta em erro que bloqueia. A equipe se adapta sem travar a operação.
Prefira Definir a confiar na memória: sempre que existir uma resposta certa (cenário fiscal, conta, centro de custo, tabela), preencha automaticamente em vez de apenas exigir o campo.
Mantenha "Reverter ações automaticamente" ativado em regras de obrigatoriedade e visibilidade — assim o formulário volta ao normal quando a condição deixa de valer.
Atenção à ordem: se duas regras definem o mesmo campo, a última da lista prevalece. Use a prioridade para deixar as regras mais específicas por último.
Documente na descrição: use o campo Descrição para registrar o porquê da regra ("Exigência do cliente X desde 03/2026"). Quem mexer depois agradece.
Nas telas de criação e edição de Pedidos, Ordens de Produção, Lançamentos, Itens e Pessoas, incluindo os cadastros rápidos feitos por janelas (modais) dentro de outras telas.
Erro exibe a mensagem e impede o salvamento até a situação ser corrigida. Avisar só exibe a mensagem, o usuário pode salvar normalmente.
Preenchimento automático, mostrar/ocultar e obrigatoriedade dinâmica: Campo alterado.
Validações finais (Erro/Avisar) e comparações entre campos: Salvar (pode combinar com Campo alterado para feedback imediato).
Ela para de ser executada imediatamente, mas continua salva na listagem. Você pode reativá-la quando quiser — inclusive em massa, selecionando várias regras.
Sim. Use Adicionar grupo (E/OU) para montar lógicas como "(Tipo é Venda E Total Bruto > 10.000) OU Tags contém Urgente".
As regras atuam quando o formulário é aberto e editado. Registros antigos não são alterados automaticamente, mas ao abri-los para edição as regras passam a valer.
Usuários com perfil Administrador, pelo caminho Empresa → Ações → Regras condicionais de campos. Para aparecer, é preciso habilitar o módulo de Regras Condicionais nas opções gerais da empresa.
