Importar a NF-e de entrada registra a nota no Sensio. Estoque e contas a pagar não são a mesma etapa: cada um depende de uma opção (na importação) ou de uma ação depois que a nota já está salva.
O passo a passo de XML e SEFAZ está em Importando uma NF-e. Este artigo responde quem faz cada parte no dia a dia.
Em Compras > Notas Fiscais de Entrada você importa pelo XML, baixa da SEFAZ ou usa a chave. Na tela de importação o sistema deixa marcar, entre outras:
1. movimentar o estoque (entrada dos itens);
2. gerar ou atualizar o pedido de compra;
3. gerar lançamentos a pagar com as parcelas da nota;
4. atualizar preço ou custo dos itens.
Se a opção de movimentar estoque estiver marcada, a entrada no estoque acontece ao concluir a importação. Sem essa opção, a NF-e fica cadastrada e o estoque não muda.
Algumas empresas não deixam desmarcar a movimentação de estoque na importação. Nesse caso o sistema avisa e a entrada segue junto com a importação.
Gerar contas a pagar também é opção da importação. Detalhes e o que fazer se o pedido de compra já tinha títulos: O financeiro é criado automaticamente na importação de NF-e?.
Se a nota já estiver importada e o contas a pagar não tiver sido gerado, o caminho é o da empresa: gerar os títulos a partir da NF-e de entrada, sem importar o XML de novo. Os detalhes (pedido que já tinha financeiro, duplicidade de títulos) estão em O financeiro é criado automaticamente na importação de NF-e?.
Não gere o financeiro duas vezes (na importação e de novo depois). Títulos duplicados precisam ser tratados no financeiro, não “desfazendo” a NF-e.
O Sensio não obriga um perfil. O que costuma funcionar:
1. Quem recebe a mercadoria cria ou localiza o pedido em Compras > Incluir Compra (ou Como criar, aprovar e receber um pedido de compra) e importa a NF-e com movimentar estoque marcado e financeiro desmarcado, se a empresa separar as funções.
2. Quem cuida do contas a pagar abre a mesma NF-e e gera os lançamentos, conferindo parcelas com o XML.
3. Se a mesma pessoa faz os dois, marque estoque e financeiro na importação, desde que o pedido ainda não tenha gerado os títulos.
Depois de importada, a NF-e fica em Compras > Notas Fiscais de Entrada. A chave aparece no topo da tela da nota.
Se o sistema disser que a chave já existe, a nota já foi importada. Não importe de novo: localize a existente. Remover e reimportar na sequência também gera esse aviso; veja o artigo da chave duplicada na coleção de importação.
Só se a opção de movimentar estoque estiver marcada (ou se a empresa não permitir desmarcar). Conferir a opção na tela antes de concluir.
Sim, se a empresa deixar desmarcar a movimentação. Depois a entrada precisa ser feita pelo fluxo que a empresa usa (nova importação não é o caminho se a chave já estiver no sistema).
Não. Dá para importar sem pedido. Associar o pedido evita duplicar financeiro e ajuda a conferir quantidades. Veja Associando uma NF-e a um pedido de compra.
Para arquivo XML, não. Para baixar da SEFAZ, sim: Como configurar o certificado digital.
